De telefoniste of secretaresse voor het eerst aan de lijn, hoe ga je hier mee om. Een voet tussen de deur, wit voetje halen, iemand op een voetstuk plaatsen of op gelijke voet staan?
U kent het wel; Dhr Janssen is druk waarom wilt u hem spreken, kunt u een email sturen dan zal ik eens kijken. Oh u wilt iets verkopen, dan moet u bij inkoop zijn. “Waarde toevoegen in een strategische heroriëntatie”; we hebben al een waarde leverancier…..
Klinkt u dit bekend in de oren?
Secretaresses hebben o.a. een gatekeeper functie oftewel het vrijspelen en indelen van de agenda van de drukbezette manager. Deze paradox van vrijspelen en inplannen in de agenda is zowel een bedreiging als een kans. De secretaresse is een professional en het beste resultaat krijgt u om haar (soms hem) zo te benaderen.
Tien tips ten voeten uit:
- 1) Respect voor de taak van de secretaresse als gatekeeper
- 2) eerlijke- en heldere formulering over wie u bent en wat u met de gesprekspartner wil bespreken (geen consultant speak, gladde salestechniek of technobabbel)
- 3) houd het gezellig, benader haar als mens en niet als drempel
- 4) illustreer uw dienstverlening en houd het concreet
- 5) stel open vragen over waar u haar en haar manager bij kunt helpen, hiermee kunt u de dienstverlening customiseren
- 6) vraag aan haar hoe u het beste uw dienst of product kunt presenteren; een telefonische introductie, een afspraak..
- 7) gebruik haar agendabevoegdheid om de felbegeerde afspraak goed te laten landen
-
vraag haar welke communicatiestijl haar manager prettig vindt en naar andere Dos en Donts - 9) ook secretaresses vinden kleine relatiegeschenken leuk
- 10) houd ook haar op de hoogte van de voortgang in de relatie en betrek haar in ook in de toekomst.
Het opbouwen van een relatie met een nieuwe opdrachtgever vergt energie, durf, speelsheid en beleefdheid en ook de relatie met de secretaresse. Let op; “Vertrouwen komt te voet maar gaat te paard”.
U kunt op dit artikel reageren door uw positieve of mindere fijne secretaresse ervaringen met de andere lezers te delen.
Dit blog werd verzorgd door Christian ter Maat van Carevolution Organisatieadvies. Andere GekopKlanten blogs van hem zijn te hier te lezen en hij publiceert tevens op Eventbuzz.
Plaats/Stem op NUjij.nl
Send a friend
Print artikel
7 reacties op “Secretaresse Bypass; 10 tips”
Mag tip 10 alsjeblieft op 1 komen te staan?
Een goede secretaresse is ook echt een inhoudelijke assistent en dus uitstekend op de hoogte van de interesses en behoeften van haar manager.
Wil je haar echt vleien, vraag dan of ZIJ de afspraak niet voor haar manager kan waarnemen. Als ze “ja” zegt, dan weet je direct dat haar manager interesse heeft, maar ook volledig op haar oordeel vertrouwt.
Enne… ikzelf heb die cadeautjes voor de secretaresse altijd als bijzonder denigrerend beschouwd, dus laat die maar weg.
Renée
Ervaren secretaresse
Beste Renee,
Dank voor je reactie, heb je nog meer tips voor onze lezers?
De suggestie van “de afspraak waarnemen” verdient nader onderzoek. Kun je dat eens de praktijk brengen en het resultaat met de lezers delen? Het lijkt mij een interessante casus?
Met vriendelijke groet,
Christian ter Maat
Thanks for the example, and I love the reaction from Renee. Giving presents seems so easy to win someone, and so many salesmen use it. Personally I don’t believe in it as a general entrée into a relationship. My experience is that it is one of the best ways to create a gap in stead of building a good (business) relationship, if the reason for that present is not very clearly one of appreciation. However, how can one reward appreciation if no relationship has been established yet. Opening the present box in the first or in a very early stage can be classified in the following categories in my book:1) I want to buy your love / attention / favors / services. 2) I have not enough real selling arguments, but look what I can offer you – help me trick your boss.3) Mirrors and beads – trying to create respect by showing how much more intelligent / developed / rich you are; how superior you are. Gratitude can be shown though. I also have ballpoint pens carrying the name of my consultancy. However, I always give them as a personal token of respect and gratitude after a while, very often the same pen I am writing with at a certain encounter; first be respected as a person as everybody likes gifts from people they respect. Showing real respect for the work of the secretary (because you believe in it) works well, And involving her / him is part of showing this respect. But it is not to be used as a trick; it has to be part of your normal behavior and respect must also be shown to anyone else, whatever their role.
[...] vond ik toch op gekopklanten.nl tien tips om de secretaresse te omzeilen en de manager wél te spreken te krijgen. Leuk om te zien [...]
hallo ik ben michelle. ik werk al 3 weken in een bedrijf als dir.sec . ik heb altijd van zulke banen gehouden invoeren, telefoon behandelen en afspraak maken enz dat alles past bij mij. ik ben 21 en heb mijn computer diploma`s. ik weet nu niet meeer om te gaan met bepaalde de dingen op de computer hoewel dat van groot belang is. de meest dingen ken ik wel maar, omdat mijn werk comp anders geprogrameerd is heb ik het gevoel dat ik de waar raak. hoe los ik dit alles op ????
Michelle: ga eens terug naar school. Daar leer je ook foutloos Nederlands te typen.
Michelle, wat jij kan doen is eerst een cursus Nederlands volgen. Daarna kan je verder kijken voor “computers”. Hahaha, Robert goeie!
Groet,
Directiesecretaresse