Secretaresse Bypass; 10 tips

De telefoniste of secretaresse voor het eerst aan de lijn, hoe ga je hier mee om. Een voet tussen de deur, wit voetje halen, iemand op een voetstuk plaatsen of op gelijke voet staan?

 U kent het wel; Dhr Janssen is druk waarom wilt u hem spreken, kunt u een email sturen dan zal ik eens kijken. Oh u wilt iets verkopen, dan moet u bij inkoop zijn. “Waarde toevoegen in een strategische heroriëntatie”; we hebben al een waarde leverancier…..

 

Klinkt u dit bekend in de oren?

 

Secretaresses hebben o.a. een gatekeeper functie oftewel het vrijspelen en indelen van de agenda van de drukbezette manager. Deze paradox van vrijspelen en inplannen in de agenda is zowel een bedreiging als een kans. De secretaresse is een professional en het beste resultaat krijgt u om haar (soms hem) zo te benaderen.

 

Tien tips ten voeten uit:

 

  • 1) Respect voor de taak van de secretaresse als gatekeeper
  • 2) eerlijke- en heldere formulering over wie u bent en wat u met de gesprekspartner wil bespreken (geen consultant speak, gladde salestechniek of technobabbel)
  • 3) houd het gezellig, benader haar als mens en niet als drempel
  • 4) illustreer uw dienstverlening en houd het concreet
  • 5) stel open vragen over waar u haar en haar manager bij kunt helpen, hiermee kunt u de dienstverlening customiseren
  • 6) vraag aan haar hoe u het beste uw dienst of product kunt presenteren; een telefonische introductie, een afspraak..
  • 7) gebruik haar agendabevoegdheid om de felbegeerde afspraak goed te laten landen
  • 8) vraag haar welke communicatiestijl haar manager prettig vindt en naar andere Dos en Donts
  • 9) ook secretaresses vinden kleine relatiegeschenken leuk
  • 10) houd ook haar op de hoogte van de voortgang in de relatie en betrek haar in ook in de toekomst.

 

Het opbouwen van een relatie met een nieuwe opdrachtgever vergt energie, durf, speelsheid en beleefdheid en ook de relatie met de secretaresse. Let op; “Vertrouwen komt te voet maar gaat te paard”.

 

U kunt op dit artikel reageren door uw positieve of mindere fijne secretaresse ervaringen met de andere lezers te delen.

 

Dit blog werd verzorgd door Christian ter Maat van Carevolution Organisatieadvies. Andere GekopKlanten blogs van hem zijn te hier te lezen en hij publiceert tevens op Eventbuzz.

 

9 thoughts on “Secretaresse Bypass; 10 tips”

Renée 15 jaar ago

Mag tip 10 alsjeblieft op 1 komen te staan?

Een goede secretaresse is ook echt een inhoudelijke assistent en dus uitstekend op de hoogte van de interesses en behoeften van haar manager.

Wil je haar echt vleien, vraag dan of ZIJ de afspraak niet voor haar manager kan waarnemen. Als ze “ja” zegt, dan weet je direct dat haar manager interesse heeft, maar ook volledig op haar oordeel vertrouwt.

Enne… ikzelf heb die cadeautjes voor de secretaresse altijd als bijzonder denigrerend beschouwd, dus laat die maar weg.

😉
Renée
Ervaren secretaresse

Christian ter Maat 15 jaar ago

Beste Renee,

Dank voor je reactie, heb je nog meer tips voor onze lezers?

De suggestie van “de afspraak waarnemen” verdient nader onderzoek. Kun je dat eens de praktijk brengen en het resultaat met de lezers delen? Het lijkt mij een interessante casus?

Met vriendelijke groet,

Christian ter Maat

Frederik Engel 14 jaar ago

Thanks for the example, and I love the reaction from Renee. Giving presents seems so easy to win someone, and so many salesmen use it. Personally I don’t believe in it as a general entrée into a relationship. My experience is that it is one of the best ways to create a gap in stead of building a good (business) relationship, if the reason for that present is not very clearly one of appreciation. However, how can one reward appreciation if no relationship has been established yet. Opening the present box in the first or in a very early stage can be classified in the following categories in my book:1)      I want to buy your love / attention / favors / services. 2)      I have not enough real selling arguments, but look what I can offer you – help me trick your boss.3)      Mirrors and beads – trying to create respect by showing how much more intelligent / developed / rich you are; how superior you are.  Gratitude can be shown though. I also have ballpoint pens carrying the name of my consultancy. However, I always give them as a personal token of respect and gratitude after a while, very often the same pen I am writing with at a certain encounter; first be respected as a person as everybody likes gifts from people they respect.   Showing real respect for the work of the secretary (because you believe in it) works well, And involving her / him is part of showing this respect. But it is not to be used as a trick; it has to be part of your normal behavior and respect must also be shown to anyone else, whatever their role.

Tien tips om de secretaresse te omzeilen… | Secrepedia 13 jaar ago

[…] vond ik toch op gekopklanten.nl tien tips om de secretaresse te omzeilen en de manager wél te spreken te krijgen. Leuk om te zien […]

michelle henry 12 jaar ago

hallo ik ben michelle. ik werk al 3 weken in een bedrijf als dir.sec . ik heb altijd van zulke banen gehouden invoeren, telefoon behandelen en afspraak maken enz dat alles past bij mij. ik ben 21 en heb mijn computer diploma`s. ik weet nu niet meeer om te gaan met bepaalde de dingen op de computer hoewel dat van groot belang is. de meest dingen ken ik wel maar, omdat mijn werk comp anders geprogrameerd is heb ik het gevoel dat ik de waar raak. hoe los ik dit alles op ????

robert 12 jaar ago

Michelle: ga eens terug naar school. Daar leer je ook foutloos Nederlands te typen.

Linda 12 jaar ago

Michelle, wat jij kan doen is eerst een cursus Nederlands volgen. Daarna kan je verder kijken voor “computers”.  Hahaha, Robert goeie!

Groet,
Directiesecretaresse

christian ter maat 11 jaar ago

UIT DE ELSEVIER; Hoe groot is de macht van de secretaresse?

vrijdag 8 april 2011 09:04

Secretaresses zijn de poortwachters van organisaties. Zij bepalen vaak wie met wie in contact komt. Hoe kom je langs de secretaresse?

Als je naar een bedrijf belt, krijg je vaak eerst een secretaresse aan de lijn. Hoe belangrijker de persoon is die je wilt bereiken, hoe moeilijker het is om langs haar – de meeste secretaresses zijn vrouw- te komen.

Afschepen
Secretaresses bepalen namelijk wie doorverbonden wordt, wie een plekje in de agenda van de baas krijgt of afgescheept wordt met de boodschap ‘wilt u uw vraag even op mail zetten? Misschien hoort u nog van ons.’

Dit betekent dat een secretaresse meer doet dan simpel doorverbinden of brieven frankeren. ‘Dat klopt,’ zegt Anne van der Weijden van instituut Schoevers dat onder meer secretaresseopleidingen biedt. ‘Een goede secretaresse heeft zicht op de agenda van alle medewerkers. Zij weet wanneer ze iemand wel of niet door kan verbinden en heeft bovendien inhoudelijke kennis van de organisatie.’

Smartphones
‘Ik denk dat wel zestig procent van de mensen die probeert om zonder tussenkomst van een secretaresse iemand te bereiken binnen een bedrijf eerst bij de verkeerde persoon terechtkomt,’ zegt Van der Weijden, ‘maak daarom gebruik van haar.’

‘Het traditionele secretaressevak erodeert,’ zegt managementadviseur Christian ter Maat. Hij ziet dat nieuwe communicatietechnieken als LinkedIn en smartphones veel secretaressetaken overnemen. Er zijn bijvoorbeeld al slimme applicaties die sommige bellers wel doorverbinden en anderen niet. Maar de moderne assistent kan iets extra toevoegen. Voor ondernemers die uit hun jasje groeien, kan een investering in een assistent zich snel terugverdienen.

Om de tafel
Om mensen door te verbinden met de juiste persoon, moet een secretaresse weten wie wat doet binnen een organisatie en ook inhoudelijke kennis hebben van de producten en diensten.

Ter Maat gaat een stapje verder: ‘een secretaresse of personal assistant moet meedenken met het bedrijf en de manager. Een goede assistent is bij voorkeur iemand met kennis van de branche en gaat zelf ook met klanten en opdrachtgevers om de tafel zitten.’

Elevator pitch
De moderne secretaresse of assistent zal dus meer inhoudelijk doorvragen en afwegen of iemand doorverbonden kan worden. ‘Als je meer kans wilt maken om langs de secretaresse te komen, kun je een elevator pitch voorbereiden,’ zegt Van der Weijden van Schoevers. ‘Je probeert dan in een minuutje je boodschap over te brengen op de secretaresse. Geef hierbij ook aan hoe belangrijk het is dat je doorverbonden wordt.’

Accepteren
Niet iedereen wil een vraag of boodschap voorleggen aan een secretaresse. Van der Weijden: ‘Toch is het beter als mensen accepteren dat een assistent enkele vragen stelt om goed te kunnen helpen. Een secretaresse wordt er vaak op afgerekend als zij te veel mensen doorstuurt. Vriendelijk blijven en een grapje maken, vergroot de kans om toch doorverbonden te worden. Want ook secretaresses blijven mensen.’

Als de secretaresse vraagt een boodschap of verzoek voor een afspraak per e-mail te sturen, kan het helpen om terugkoppeling te vragen. Vraag of je volgende week nog even terug mag bellen als je nog niets gehoord hebt, of vraag om een snelle bevestiging voor een afspraak.

Door Ruud Deijkers

Managementassistent 10 jaar ago

Alhoewel ik best begrijp dat bedrijven deze tactiek hanteren word ik er persoonlijk niet goed van hoe men met me omgaat aan de telefoon. Omdat ik werkzaam ben voor een grote organisatie krijg ik ontzettend veel telefoontjes binnen van verkopers, sommige zijn hondsbrutaal, sommige kunnen je behoorlijk denigrerend benaderen maar er zijn er enkele bij die aardig normaal kunnen doen.

Stel je zou ze allemaal een afspraak laten maken dan komt er van werken niet veel meer terecht van het management. Ze hebben allemaal stuk voor stuk geweldige diensten en/of producten te bieden.

Kortom ik zit er niet op te wachten en op bijeenkomsten met mensen die hetzelfde werk doen als ik hoor ik deze klachten ook vaak. Helaas bestaat er geen bel me niet register voor bedrijven (enkele daargelaten, mits het geen rechtspersoon betreft kan het wel). dat zou ik persoonlijk wel een oplossing vinden en het management waar ik voor werk ook.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *